HİTİT ÜNİVERSİTESİ 3. ULUSAL TIP ÖĞRENCİ KONGRESİ KATILIM VE HİZMET SÖZLEŞMESİ

1. TARAFLAR VE KONU

İşbu sözleşme, 1-3 Mayıs 2026 tarihlerinde Çorum Erol Olçok Eğitim Araştırma Hastanesi bünyesinde düzenlenecek olan 3. Ulusal Tıp Öğrenci Kongresi (bundan böyle “Etkinlik” olarak anılacaktır) ile bu etkinliğe katılmak üzere kayıt yaptıran şahıs (bundan böyle “Katılımcı” olarak anılacaktır) arasındaki hak ve yükümlülükleri belirler. Etkinliğin düzenleyicisi Hitit Tıp Akademisi Kulübü‘dür.

2. KAYIT VE ÖDEME

2.1.

Kongreye katılım, Organizasyon Komitesi tarafından belirlenen kayıt ücretinin tam ve eksiksiz olarak ödenmesi ve kayıt formunun doldurulması ile kesinleşir.

2.2.

Katılımcı, kayıt formunda beyan ettiği bilgilerin doğruluğunu, bu bilgilerin kongre yaka kartı, katılım sertifikası ve iletişim süreçlerinde esas alınacağını kabul ve taahhüt eder.

3. İPTAL VE İADE KOŞULLARI (Kayıt Ücreti Hakkında)

3.1.

Katılımcı tarafından herhangi bir sebeple (hastalık, iş yoğunluğu, sınav takvimi değişikliği vb.) yapılan kayıt iptallerinde veya etkinliğe katılım sağlanamaması durumunda, ödenmiş olan kayıt ücretinin iadesi yapılmamaktadır.

3.2.

Katılımcı, etkinliğe katılamaması durumunda kayıt hakkını, etkinlik tarihinden en geç 14 gün öncesine kadar yazılı olarak bildirmek kaydıyla bir başkasına devretme hakkına sahiptir. Bu süreden sonra yapılan bildirimlerde devir işlemi yapılamaz.

4. ORGANİZASYON İPTALİ VE MÜCBİR SEBEPLER

4.1.

Yeterli katılımın sağlanamaması, doğal afet, salgın hastalık, idari yasaklar, grev veya Organizasyon Komitesi’nin kontrolü dışında gelişen mücbir sebepler nedeniyle etkinliğin iptal edilmesi durumunda, Katılımcı’ya yalnızca ödemiş olduğu “Kongre Kayıt Ücreti” iade edilir.

5. ULAŞIM VE KONAKLAMA GİDERLERİ HAKKINDA (Sorumsuzluk Kaydı)

5.1.

Katılımcının bulunduğu şehirden etkinlik alanına ulaşımı (uçak, otobüs, tren, şahsi araç yakıtı vb.) ve konaklama masrafları tamamen Katılımcı’nın şahsi sorumluluğundadır.

5.2.

Kongrenin Organizasyon Komitesi tarafından iptal edilmesi, ertelenmesi, tarih veya mekan değişikliği yapılması durumunda; Katılımcı’nın satın almış olduğu ulaşım biletleri (uçak, otobüs vb.), otel rezervasyon bedelleri veya benzeri feri masraflar Organizasyon Komitesi’nden talep edilemez. Organizasyon Komitesi, üçüncü taraflara ödenen, iade edilmeyen veya ceza kesilen bedellerden sorumlu tutulamaz.

6. PROGRAM DEĞİŞİKLİĞİ HAKKI

Organizasyon Komitesi, gerekli gördüğü hallerde kongre bilimsel programında, konuşmacılarda veya oturum saatlerinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Bu tür değişiklikler, kayıt ücretinin iadesi için bir gerekçe oluşturmaz.

7. YETKİLİ MAHKEME

İşbu sözleşmeden doğabilecek uyuşmazlıklarda Çorum Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.